Inhoud
Gemeente Olen behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy. Met deze verklaring leggen we je uit hoe we omgaan met je persoonsgegevens die we via verschillende kanalen verkrijgen.
Bij het verwerken van persoonsgegevens respecteert de gemeente de geldende privacywetgeving respecteren, namelijk de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of GDPR genoemd), de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens alsook het AVG Decreet van de Vlaamse gemeenschap.
De term ‘verwerking’ is een erg breed begrip: alles wat we met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enzovoort.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks.
Rechtstreeks:
- met je identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat jij het bent.
Onrechtstreeks:
- met je naam in combinatie met je adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.
- met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer)
- met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.
Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.
Als wij jouw gegevens verwerken, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:
- Identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek, …)
- Eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (vb. beeldopnamen, andere contactpersonen,…)
- Gegevens uit het Bevolkings- en Rijksregister
- Eigenaarsgegevens uit het kadaster
- OCMW: gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
- Gemeentelijke scholen: gegevens over leerlingen en hun ouders
- Bibliotheek: identificatie-, contact- en bezoekgegevens, lenershistoriek
- ….
Het type persoonsgegevens beschrijven we in ons register van verwerkingsactiviteiten, waarin alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens. Hierover willen we open en transparant zijn.
De gemeente Olen verwerkt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis hebben of op je eigen verzoek en dus met jouw toestemming.
Onze 5 belangrijkste juridische basissen om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:
- Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen. Een voorbeeld: Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
- We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met de gemeente. Een voorbeeld: Je doet een beroep op de poetsdienst van OCMW Olen? Dan sluit je daar een overeenkomst voor af.
- We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten. Een voorbeeld: dienst Burgerzaken is verplicht om de gegevens van iedere Olenaar op te nemen in het bevolkingsregister.
- We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. Een voorbeeld: gemeente Olen geeft schoenenkorting voor kinderen aan kwetsbare ouders die recht hebben op een leefloon. Er is geen wet die ons dat verplicht. Gemeente Olen doet dit in het algemeen belang van de Olenaars.
- In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen. Een voorbeeld: Een dringende evacuatie bij een noodsituatie.
Gemeente Olen gebruikt jouw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt verstrekt. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden zoals het toesturen van nieuwsbrieven.
Gegevens kunnen echter wel gebruikt worden voor opsporing als via de website strafbare feiten worden gepleegd of strafbare uitlatingen worden gedaan of voor verdere uitzonderingen zoals wettelijk bepaald.
Gemeente Olen is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van gemeente Olen zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en medewerkers terecht die ze nodig hebben voor hun werk.
Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken wij samen met andere overheidsinstanties en/of buurgemeenten in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, onder andere met intercommunales. Bijvoorbeeld voor het ophalen van huishoudelijk afval.
Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we ook samen met allerhande partners en leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van de gemeente. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.
Soms is gemeente Olen niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. Die organisaties worden dan 'ontvangers' genoemd. Als zij de persoonsgegevens echter verder willen verwerken, dan moeten zij ook voldoen aan alle voorwaarden van de AVG.
Soms wisselt de gemeente persoonsgegevens uit met andere organisaties:
- om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader, bijvoorbeeld het opleggen van een GAS-boete wegens fout parkeren.
- met andere overheden om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en/of voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt zoals een UitPas, energiepremies, sociaal abonnement, en andere.
We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.
De wetgeving schrijft voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt. In zo’n protocol worden afspraken gemaakt over die gegevensuitwisseling. Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité.
Wij hebben zo'n protocol afgesloten met:
Gemeente Olen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken.
Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen. De bewaartermijnen zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.
We archiveren je persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben.
Gemeente Olen bewaart jouw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.
Gemeente Olen heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of verkeerd gebruik. Op regelmatige basis laat het bestuur een audit uitvoeren om deze maatregelen te evalueren en waar gewenst bij te sturen.
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:
Recht om jouw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid:
Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.
Als je vraagt om je gegevens in te kijken:
- kan je hiervoor langskomen op het gemeentehuis.
- kunnen we je gegevens via e-mail bezorgen
- kunnen we je gegevens op papier afdrukken, en opsturen naar jouw domicilieadres
Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van jouw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat je ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht om jouw gegevens te verbeteren:
Merk je dat gemeente Olen foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.
Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken:
Heb je toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kan je deze op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen. De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.
Recht om vergeten te worden:
In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:
- als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
- als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
- als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
- als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
- als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen
Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.
Recht om je te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming:
Je hebt het recht om de verwerking te beperken:
- als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
- als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
- als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
- als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van de gemeente, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, zullen we stoppen met de verwerking van je persoonsgegevens.
De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor iets (zoals een studiebeurs). Dit wordt dan ‘geautomatiseerde besluitvorming’ genoemd. Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:
- als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met jou gesloten hebben
- als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
- als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent
Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen:
- via mail: privacy@olen.be
- per post: informatieveiligheidscel, Dorp 1, 2250 Olen
We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan de gemeente toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.
Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) je de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.
Vraag, opmerking of klacht over privacy?
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over jouw privacy? Neem dan contact op met ons:
- via mail: privacy@olen.be
- via brief: t.a.v. informatieveiligheidscel, Dorp 1, 2250 Olen
Je hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.