Kom enkel op afspraak

Sluiten
Maak een afspraak

Je kan op afspraak terecht in het gemeentehuis, het sociaal huis en het boekelhuis. We blijven telefonisch of via mail bereikbaar tijdens onze gewone openingsuren.

Heb je een hoogrisicocontact gehad of ben je in quarantaine? Stel je afspraak uit.

Hoe maak je een afspraak?
Gemeente Olen

Fuiven en evenementen

Voor elk evenement op de openbare weg of in openlucht in Olen heb je schriftelijke toestemming van de burgemeester nodig.

Hoe vraag je deze toestemming aan?

  • Download het bijgevoegde aanvraagformulier (in word of pdf).
  • Bezorg het ingevulde formulier ten laatste 60 dagen voor het evenement aan Vrije Tijd.*
  • Als je de aanvraag te laat doet, moet je 50 euro betalen (belasting op laattijdige aanvragen). 

Als je in Olen een fuif of evenement wil organiseren, moet je je houden aan de bepalingen in de politiecodex (deel 3 - titel 1: evenementen). Evenementen zijn activiteiten met elektronisch versterkte muziek die publiek toegankelijk zijn.

* Als gevolg van de coronamaatregelen willen we organisatoren de kans bieden om last minute nog een kleine activiteit uit te werken. De aanvraagtermijn is voor deze activiteiten herleid naar 14 dagen voor aanvang van de activiteit. In dat geval moet het aanvraagdossier volledig zijn om alsnog tijdig een toestemming te bekomen. Het is aangeraden je aanvraag zo tijdig mogelijk in te dienen zodat Vrije Tijd je correct kan adviseren over de te volgen richtlijnen.

Uitzonderingen

Opgelet: Omwille van het coronavirus zijn er in sommige gevallen enkele bijkomende documenten verplicht.

Tot en met 30 september 2021, kunnen evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen doorgaan zonder specifieke maatregelen, wanneer het aantal aanwezigen minder is dan beperkt is tot 200 personen binnen of 400 personen buiten. (vanaf 1 oktober 2021 wanneer het aantal aanwezigen minder is dan 500 personen binnen of 750 personen buiten)

De social distancing regels en de mondmaskerplicht dienen niet gerespecteerd te worden.

Het gebruik van een Covid Safe Ticket is niet mogelijk voor deze evenementen.

Voor zover geen gebruik gemaakt wordt van het Covid Safe Ticket, gelden volgende regels voor grotere evenementen die:

  • binnen worden georganiseerd voor een publiek tussen 200 personen (vanaf 1 oktober 500 personen) en 3000 personen
  • buiten worden georganiseerd voor een publiek tussen 400 personen (vanaf 1 oktober 750 personen) en 5000 personen

Deze evenementen dienen de volgende regels te respecteren:

  • De regels van social distancing;
  • Bezoekers dragen een mondmasker of elk alternatief in stof in de publiek toegankelijke ruimtes, behalve dus op evenementen buiten, en dit totdat de persoon zit;
  • Bij het uitoefenen van horeca-activiteiten tijdens evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen dienen striktere horeca regels gerespecteerd te worden;
    • de tafels worden zo geplaatst dat een afstand van minstens 1,5 meter tussen de tafelgezelschappen wordt gegarandeerd, tenzij buiten voor zover de tafelgezelschappen worden gescheiden door een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief, met een minimale hoogte van 1,8 meter;
    • een maximum van acht personen per tafel is toegestaan, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld. Een huishouden mag een tafel delen, ongeacht de grootte van dat huishouden;
    • enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan;
    • elke persoon moet aan de eigen tafel blijven zitten, behalve voor buffetten, bediening aan de bar in eenmanszaken en voor het uitoefenen van cafésporten en kansspelen;
    • buffetten zijn toegestaan;
    • er is geen enkele bediening aan de bar toegestaan, met uitzondering van eenmanszaken;
    • afhaalmaaltijden en -dranken kunnen worden aangeboden.
  • Het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) is verplicht. Deze dient op een voor de bezoeker duidelijk zichtbare plaats te worden geïnstalleerd. De luchtkwaliteitsrichtnorm is 900 ppm CO2. Mogelijk geldt er een capaciteitsbeperking in de infrastructuur die een garantie biedt dat deze norm niet wordt overschreden.
  • De voorafgaande toelating van de bevoegde gemeentelijke overheid na raadpleging van het CERM, en desgevallend het CIRM, moet worden verkregen.

Wat is het CERM?

Dit model bestaat uit een online tool/vragenlijst én een protocol waarmee elke organisator kan nagaan hoe COVID-veilig zijn event is. Via www.covideventriskmodel.be vul je de vragenlijst in. In het document 'veiligheidsplannen' (een invulsjabloon dat je terug kan vinden bij downloads) concretiseer je de plannen die in de scan gevraagd worden. Je bezorgt het scanrapport en de concretisering van de veiligheidsplannen samen met je evenementenaanvraag aan Vrije Tijd.

Opgelet: een groen label van de eventscan betekent niet onmiddellijk dat je evenement mag doorgaan. Dit geeft slechts een advies. De finale beslissing ligt bij het lokaal bestuur.

Wat is het CIRM?

Het CIRM is een checklist van de federale overheid waarmee uitbaters van (feest)zalen hun binneninfrastructuur coronaveilig kunnen maken. Het CIRM legt de uitbater onder meer een maximumcapaciteit en zeer strenge ventilatienormen op.

Meer info over het COVID Infrastructure Risk Model (CIRM) lees je hier.

Bovenstaande regels zijn niet van toepassing indien de organisatoren ervoor kiezen om het Covid Safe Ticket te gebruiken.

Het Covid Safe Ticket (CST)

Je krijgt een ticket wanneer u al minstens twee weken volledig gevaccineerd bent, een PCR-test van minder dan 48 uur kan voorleggen of wanneer u maximaal 180 dagen geleden COVID hebt gehad en voldoende antilichamen hebt. 

Wanneer je er als organisator ervoor kiest om met een CST te werken, dien je de nodige organisatorische maatregelen om deze toegangscontrole in goede banen te leiden.

Bij gebruik van het Covid Safe Ticket vallen regels zoals mondmaskerplicht en afstand houden weg.

Zijn dansfeesten toegelaten?
Tot en met 30 september zijn dansfeesten enkel toegelaten:

  • in het kader van private bijeenkomsten (bijeenkomsten waarbij de toegang wordt beperkt tot een bepaald publiek door middel van individuele uitnodigingen);
  • op massa-evenementen ;
  • op evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen die binnen worden georganiseerd, met een publiek van minder dan 200 personen tot en met 30 september 2021, en van minder dan 500 personen vanaf 1 oktober 2021;
  • op evenementen, culturele en andere voorstellingen, sportieve wedstrijden en trainingen, en congressen die buiten worden georganiseerd, met een publiek van minder dan 400 personen tot en met 30 september 2021, en van minder dan 750 personen vanaf 1 oktober 2021.

Een event/activiteit bovenop de reguliere werking? 

Voor verenigingen, scholen, horeca, ondernemers,... gelden er protocollen met duidelijke regels voor het uitvoeren van de reguliere werking. Deze lees je hier. Reguliere activiteiten moeten niet aangevraagd worden.

Organiseer je als vereniging, school of horecazaak een bijkomende activiteit (los van je reguliere werking) zoals een optreden in je café, een quiz in de parochiezaal, een buurtfeest, een eetdag,...? Dan ben je verplicht je activiteit te melden of aan te vragen en zijn bovenstaande aanvraagprocedure en regels voor jou van toepassing.

Ben je niet zeker of iets al dan niet moet of kan, neem dan contact op met Vrije Tijd: vrije.tijd@olen.be of 014 27 94 22.

LCP