Gemeente Olen

Uitleen gemeentelijk feestmateriaal

Organiseer je een activiteit of evenement in Olen? Dan kan je, zolang de voorraad strekt, het volgende feestmateriaal van het lokaal bestuur lenen:

  • nadarhekken
  • toogelementen (te bevestigen aan nadarhekken)
  • sokkels, vlaggenmasten en vlaggen (van Europa, België, Vlaanderen, provincie Antwerpen en Olen)
  • vuurkorven
  • podiumstukken
  • tentoonstellingspanelen
  • tafels
  • stoelen
  • receptietafels
  • mobiele elektriciteitskast
  • mobiele kiosk (enkel voor de Olense scholen en erkende verenigingen)

Vraag je materiaal op tijd aan. Vraag ook enkel het materiaal dat nodig is voor de organisatie van je activiteit.

Het lokaal bestuur stelt daarnaast didactisch en educatief materiaal ter beschikking. Meer info vind je in onderstaand reglementen.

Voor wie

Organisatoren worden ingedeeld in volgende categorieën:

Categorie A:

  • diensten gemeente en OCMW
  • erkende adviesraden
  • gelijkgestelde organisaties
  • sociale huisvestingsmaatschappij De woonbrug 
  • organisaties, verenigingen en vrijwilligers die rechtstreeks voor, op vraag van en in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur de bedoelde activiteit organiseren
  • gemeentelijke vzw’s

Categorie B: Olense scholen

Categorie C:

  • erkende Olense verenigingen
  • buurtcomités
  • oudercomités/ouderraden

Categorie D: parochiale verenigingen van Olen-Centrum

Categorie E: niet-erkende Olense verenigingen

Categorie F: Olense particulieren en bedrijven

Categorie G: niet-Olense verenigingen

Categorie H: niet-Olense particulieren en bedrijven

 

 

Voorwaarden

De gebruiksvoorwaarden verschillen naargelang het gevraagde uitleenmateriaal en naargelang de gebruikerscategorie.

  • Je kan enkel feestmateriaal lenen voor activiteiten of evenementen in Olen.
  • Organisatoren van categorie F, G en H kunnen het feestmateriaal alleen ontlenen bij gebruik van de gemeentelijke socio-culturele infrastructuur.
  • De kiosk wordt enkel uitgeleend aan organisatoren van categorie A, B en C en enkel voor activiteiten die op het grondgebied van de gemeente Olen plaatsvinden.
  • Het didactisch materiaal wordt enkel uitgeleend aan organisatoren van categorie A, B en C en enkel voor activiteiten die op het grondgebied van de gemeente Olen plaatsvinden.
  • Het educatief materiaal wordt niet uitgeleend aan particulieren en bedrijven maar enkel aan scholen, verenigingen en groepen, ongeacht de gemeentegrenzen.

De gebruiksvoorwaarden vind je in het uitleenreglement.

Procedure

  • Joe moet je aanvraag indienen bij Vrije Tijd via het daarvoor bestemde aanvraagformulier of via het e-loket.
  • Organisatoren van categorie A, B, C en D kunnen de aanvraag ten vroegste een jaar en uiterlijk drie weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen. Organisatoren van categorie E, F, G en H kunnen de aanvraag ten vroegste negen maanden en uiterlijk drie weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen.
  • De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
  • Je krijgt samen met de factuur een schriftelijke toelating of weigering over de huur van het materiaal. 
  • Je moet steeds schriftelijk annuleren en ten laatste twee weken voor het evenement. Als je later annuleert, moet je de volledige huursom betalen.

 

Bedrag

De tarieven voor de huur en het transport zijn vastgelegd in het retributiereglement. De tarieven vind je bijgevoegd op deze pagina.

Voor het uitlenen van materialen moet je een waarborg betalen. Als je verschillende materialen uitleent voor één activiteit, dan geldt de hoogste waarborg.

Je moet de huurprijs en de waarborg ten laatste twee weken voor de activiteit betalen. De ontlening van het materiaal is pas definitief na storting van het verschuldigde bedrag.

Opgelet: als je het gewenste materiaal te laat aanvraagt, wordt er 50 euro aangerekend volgens de belasting op laattijdige aanvragen. 

Afhandeling

Medewerkers van Technische Dienstverlening leveren het feestmateriaal en de kiosk volgens hun planning en uiterlijk op de gevraagde datum. De leveringen vinden enkel in Olen plaats.

De andere materialen moet je op eigen kosten ophalen bij en terugbrengen naar Vrije Tijd volgens de gemaakte afspraken. Indien je materialen niet ophaalt of niet tijdig terugbrengt, wordt een administratieve kost of bijzondere vergoeding ingehouden van de waarborg.

Je krijgt de waarborg terug wanneer de materialen in goede staat terug zijn opgehaald of ingeleverd.

Openingsuren & contact

Vrije Tijd

adres
tel.
014 27 94 22
e-mail
vrije.tijd@olen.be
Open vandaag: 9.00 - 12.00 uur & 13.00 - 16.00 uur & 17.30 - 20.00 uur
Overzicht medewerkers
LCP