Gemeente Olen

Uitleen gemeentelijk feestmateriaal

De gemeente verhuurt het volgende feestmateriaal aan organisatoren van activiteiten of evenementen die in de gemeente Olen plaatsvinden:

  • nadarhekken
  • toogelementen (te bevestigen aan nadarhekken)
  • sokkels, vlaggenmasten en vlaggen (van Europa, België, Vlaanderen, provincie Antwerpen en Olen)
  • vuurkorven
  • podiumstukken
  • tentoonstellingspanelen
  • bonnenhokje
  • tafels
  • stoelen
  • receptietafels
  • mobiele elektriciteitskast
  • mobiele kiosk (enkel voor de Olense scholen en erkende verenigingen)

Het feestmateriaal wordt verhuurd zolang de voorraad strekt. Wees er dus tijdig bij. Vraag ook enkel het materiaal aan dat noodzakelijk is voor de organisatie van je activiteit.

Het gemeentebestuur stelt daarnaast didactisch en educatief materiaal ter beschikking.

Als je domein Teunenberg, ontmoetingscentrum De Vrede of de sporthal huurt, kan je bij het Autonoom Gemeentebedrijf Olen (AGB) terecht voor feestmateriaal.

Meer info vind je in onderstaand reglementen.

Voor wie

Organisatoren worden ingedeeld in volgende categorieën:

Categorie A:

  • diensten gemeente en OCMW
  • erkende adviesraden
  • gelijkgestelde organisaties
  • PWA, sociale huisvestingsmaatschappij De Heibloem en autonoom gemeentebedrijf Olen (AGB Olen)
  • organisaties, verenigingen en vrijwilligers die rechtstreeks voor, op vraag van en in nauwe samenwerking met het gemeentebestuur de bedoelde activiteit organiseren
  • gemeentelijke vzw’s

Categorie B: Olense scholen

Categorie C:

  • erkende Olense verenigingen
  • buurtcomités
  • oudercomités/ouderraden

Categorie D: parochiale verenigingen van Olen-Centrum

Categorie E: niet-erkende Olense verenigingen

Categorie F: Olense particulieren en bedrijven

Categorie G: niet-Olense verenigingen

Categorie H: niet-Olense particulieren en bedrijven

 

 

Voorwaarden

De gebruiksvoorwaarden verschillen naargelang het gevraagde uitleenmateriaal en naargelang de gebruikerscategorie.

  • Het feestmateriaal wordt enkel uitgeleend voor activiteiten of evenementen die in de gemeente Olen plaatsvinden.
  • Organisatoren van categorie F, G en H kunnen het feestmateriaal alleen ontlenen bij gebruik van de gemeentelijke socio-culturele infrastructuur.
  • De kiosk wordt enkel uitgeleend aan organisatoren van categorie A, B en C en enkel voor activiteiten die op het grondgebied van de gemeente Olen plaatsvinden.
  • Het didactisch materiaal wordt enkel uitgeleend aan organisatoren van categorie A, B en C en enkel voor activiteiten die op het grondgebied van de gemeente Olen plaatsvinden.
  • Het educatief materiaal wordt niet uitgeleend aan particulieren en bedrijven maar enkel aan scholen, verenigingen en groepen, ongeacht de gemeentegrenzen.

De gebruiksvoorwaarden zijn terug te vinden in het uitleenreglement.

Procedure

  • Het gebruik van het materiaal moet schriftelijk aangevraagd worden bij Vrije Tijd via het daarvoor bestemde aanvraagformulier of via het e-loket.
  • Organisatoren van categorie A, B, C en D kunnen de aanvraag ten vroegste een jaar en uiterlijk drie weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen. Organisatoren van categorie E, F, G en H kunnen de aanvraag ten vroegste negen maanden en uiterlijk drie weken voor de datum van het gewenst gebruik indienen.
  • De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
  • De gebruiker krijgt een schriftelijke toelating of weigering betreffende de huur van het materiaal. Als bijlage wordt de factuur van de huur meegestuurd.
  • Een annulatie door de gebruiker moet steeds schriftelijk gebeuren en ten laatste twee weken voor het evenement. Indien de annulatie later gebeurt, wordt de volledige huursom aangerekend.

 

Bedrag

De tarieven voor de huur en het transport zijn vastgelegd in het retributiereglement. De tarieven vind je als bijlage.

Voor het uitlenen van materialen wordt er een waarborg gevraagd. Indien een organisator verschillende materialen uitleent voor één activiteit, dan geldt de hoogste waarborg.

De huurprijs en de waarborg moeten ten laatste twee weken voor de activitiet waarvoor het materiaal geleend wordt, betaald worden. De ontlening van het materiaal is slechts definitief na storting van het verschuldigde bedrag.

Opgelet: als je het gewenste materiaal te laat aanvraagt, wordt er 50 euro aangerekend volgens de belasting op laattijdige aanvragen. 

Afhandeling

Het feestmateriaal en de kiosk worden geleverd door Technische Dienstverlening volgens hun planning en uiterlijk op de gevraagde datum. De leveringen vinden enkel binnen de grenzen van de gemeente plaats.

De andere materialen moeten door de ontlener op eigen kosten opgehaald en teruggebracht worden bij Vrije Tijd volgens de gemaakte afspraken. Indien materialen niet worden opgehaald of niet tijdig worden teruggebracht, wordt een administratieve kost of bijzondere vergoeding ingehouden van de waarborg.

De waarborg wordt teruggestort wanneer de materialen in goede staat terug zijn opgehaald of ingeleverd.

LCP